Word 郵件合併教學：用 Excel 名單一次產生一百張獎狀

要做 50 張獎狀、100 份邀請函，或是每位學生一張成績通知單，如果一張一張改名字、複製貼上，不但耗時，還很容易貼錯、漏掉。Word 內建的「郵件合併」功能，可以把一份 Word 範本和一份 Excel 名單結合，一次產生所有人的文件。

本文以「獎狀」為例，用 5 個步驟帶你學會。使用 Word 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版，不同版本的按鈕名稱可能略有差異。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先準備好 Excel 名單與 Word 範本

郵件合併需要兩個檔案：

• Excel 名單：每一列是一個人（或一筆資料），每一欄是一種資料，例如姓名、組別、名次。
• Word 範本：排好版面的獎狀，其中要變動的部分先留白，之後再用「合併欄位」填進去。

Excel 名單要先整理好，請檢查這三點：

• 第一列放欄位名稱，每一欄都要有標題。
• 不要有空白列或空白欄。
• 不要使用合併儲存格。

如果名單有日期、郵遞區號（開頭的 0 會被 Excel 吃掉）或帶小數的數字，建議先把那一欄的格式設成「文字」，之後在 Word 裡才不會跑版。

圖 1　Excel 名單的欄名，對應到 Word 範本裡的合併欄位（示意圖）

PowerPoint 簡報者檢視教學：台上看講稿，觀眾只看投影片

上台報告時，最怕的就是忘詞，或是眼睛一直盯著螢幕念稿。PowerPoint 的「簡報者檢視」可以解決這個問題：投影機上，觀眾只看到乾淨的投影片；你自己的電腦螢幕上，則同時看得到講稿、下一張投影片和計時器。

本文以 Windows 版 PowerPoint 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你設定並用好簡報者檢視。Mac 版的功能類似，但選單位置略有不同。文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

先搞懂：簡報者檢視需要兩個螢幕

簡報者檢視的原理，是把你的筆電和投影機（或外接螢幕）設定成「延伸」模式，兩個螢幕顯示不同的內容：

• 投影機／外接螢幕：只顯示投影片，給觀眾看。
• 你的筆電螢幕：顯示簡報者檢視，給你自己看。

步驟一：在備忘稿窗格寫下講稿

1. 開啟簡報，進入一般檢視。
2. 點選視窗下方狀態列的「備忘稿」，投影片下方會出現備忘稿窗格。
3. 在窗格裡輸入這一張要講的重點，也可以拖曳窗格邊緣調整高度。

寫講稿的小建議：

• 寫關鍵字和重點，不要整段照唸，才不會變成念稿。
• 可以順便記下提醒，例如「這裡播放影片」「這裡停下來問問題」。
• 預估每一張要講幾分鐘，方便控制時間。

圖 1　在備忘稿窗格輸入講稿（示意圖）

Excel VLOOKUP 函數教學：5 步驟搞懂跨表查詢，附常見錯誤排除

手上有一張訂單，只寫了商品編號；品名和單價都放在另一張商品清單裡。如果一筆一筆對照著找，既慢又容易看錯。Excel 的 VLOOKUP 函數可以依照編號，自動從另一張表把品名、單價帶出來，是最常用的查詢函數之一。

本文以 Excel 2016、2019、2021 與 Microsoft 365 的繁體中文版為例，用 5 個步驟帶你學會它。文末也會介紹較新的 XLOOKUP。不同版本的畫面可能略有差異，文中的圖片為示意圖，不是實際畫面。

步驟一：先認識 VLOOKUP 的 4 個參數

VLOOKUP 的意思是「由上往下（Vertical）查詢」。公式的寫法是：

=VLOOKUP(查閱值, 表格範圍, 第幾欄, 比對方式)

對應的英文參數名稱依序是 lookup_value、table_array、col_index_num、range_lookup，Excel 顯示提示時用的是英文名稱。

• 查閱值：要找的東西，例如訂單上的商品編號。
• 表格範圍：要去哪個範圍找，例如整張商品清單。
• 第幾欄：找到之後，要回傳範圍內的第幾欄。從範圍最左邊算起，最左邊是第 1 欄。
• 比對方式：輸入 FALSE 代表完全符合，一般情況都用它。

圖 1　VLOOKUP 公式的四個部分（示意圖）